Контролируемые операции

Когда на складе хранится большое число наименований, а сбыт постоянно нарастает, необходимо своевременно применять комплекс мер, которые помогут наладить успешную работу:

• Проводить инвентаризацию в соответствии с согласованным с отделом бухгалтерии графиком и сверять, что учетная информация по определенному количеству артикулов или конкретным типам продукции соответствует фактическому наличию.
• При складировании товаров следить, чтобы складские площади и объемы использовались оптимальным образом, а ко всем изделиям был обеспечен удобный доступ. Это позволит снизить трудозатраты на раскладывание и отбор продукции, что особенно важно при большом количестве отгрузок в сутки.
• Ввести четкую систему, по которой будет проводиться прием, отбор, упаковка, отправка продукции в соответствии с графиком. Внедренные процедуры должны обеспечивать оптимальное использование рабочего времени, исключать авралы и привлечение дополнительных работников. Например, можно ввести требование, чтобы отгрузка партий и комплектация их документацией проводилась до обеда или конца рабочей смены (зависит от способов отгрузки). В случае самовывоза заказчика должны обслуживать в течение часа – отгружать продукцию и формировать документы в одном месте. Аналогично следует поступать и со сторонними транспортными компаниями, так как долговременный простой увеличивает стоимость перевозок. Приемку продукции и ее размещение производить в свободное от отправки товаров время.
• Ввести адресную систему хранения и строго следовать ей, размещая товары в отведенные для них ячейки, стеллажи и прочие места складирования. В ведомости наличия продукции должен содержаться корректный адрес каждого наименования. Если товары перемещаются, то картотека или компьютерная база данных должны своевременно корректироваться. Следует также следить, чтобы бирки адресов и наименований было удобно читать, так как это поможет избежать ошибок при складировании и отборе.
• Добиться обеспечения правил хранения, которые рекомендует поставщик для конкретных типов продукции.
• Приемку товаров выполнять по количеству и качеству, возвращать или актировать брак. Если требуется, то составлять рекламации и следить, чтобы поставщик их своевременно исполнял – удовлетворял требования по замене или выплачивал компенсацию.
• Следить за рассмотрением и удовлетворением рекламаций заказчиков.
• Вести учет полученных рекламаций, отслеживать их удовлетворение или выплату компенсации.
• Исключать возможность хищения продукции со склада, а также ее повреждения при перемещении.
• Изучать и внедрять программное обеспечение, помогающее ведению складского учета.
• Вести базу данных поставщиков, заказчиков, грузоперевозчиков.
• Учитывать товары, которые переданы на реализацию. Контролировать время их нахождения у посредников, следить за реализацией, оплатой, возвратом, качеством непроданной продукции.

Наиболее значимыми документами, помогающими провести грамотный анализ и принять нужные меры, являются нижеперечисленные ведомости (с ними можно работать как в распечатанном, так и в электронном виде):

• Ведомость продукции, на которую не было спроса с начала года. Она позволит обнаружить неликвидные товары, которые являются частой проблемой складских комплексов, а иногда даже и основной причиной разорения.
• Ведомость товаров, которых на складе находится больше установленного максимума. Она покажет излишние закупки.
• Ведомость для анализа цен. В ней следует указать номера и наименования товаров, розничную и закупочную стоимости, коэффициенты, которые определяют соотношение этих стоимостей и степень доходности.
• Ведомость товаров, которых в наличии находится меньше установленного минимума. Она позволит проконтролировать запасы и сделать своевременные заявки на их пополнение.
• Ведомость движения продукции за отчетный период. В ней указываются наличие на начало периода, все поступления, продажи и наличие на конец периода.
• Ведомость наличия запасов в складских помещениях, где будут указаны номера товаров, их название, адрес хранения, количество, розничная цена. Она поможет складскому персоналу эффективнее раскладывать и отбирать продукцию.
• Те же ведомости, но в закупочных ценах с обсчетом общей суммы позволят проконтролировать стоимость запасов, справок, а также состояние после проведения инвентаризации.
• Ведомость наличия на складе с сортировкой по возрастанию адреса. Она помогает провести инвентаризацию товара. Для этого в ней нужно оставлять место для внесения вручную данных о наличии, недостачи и излишков. Когда ее введут в программу, ее стоит распечатать со старой и новой информацией, обсчетом итогов.