Предотвращение хищений

Хищения продукции в складских комплексах или денежных средств компании могут происходить по-разному:

• Бывают случаи воровства во время распаковки или упаковки товаров или «потери» грузовых мест при грузоперевозках. Такие способы создают видимость недосдачи, с которой потом приходится долго разбираться с поставщиками или заказчиками.
• Некоторые виды продукции похищаются непосредственно из ячейки, так как когда в ней находится большое количество товаров, недосдачу обнаружить трудно.
• Менеджеры разного уровня могут организовать хищение под предлогом предоставления заказчику опытных образцов или отправки продукции на анализ.
• Возможен сговор с поставщиком о приписке лишнего товара, который впоследствии тратится на внутренние потребности компании (например, проведение ремонтных работ в помещениях). Так из предприятия «выкачиваются» дополнительные деньги.

Способы борьбы с воровством

Часть хищений возможно только из-за того, что со складской территории можно уйти беспрепятственно. Следовательно, при риске воровства надо вводить личный досмотр работников, их сумок и машин. Но такие мероприятия должны согласовываться с профсоюзом или прописываться в коллективном договоре.

Очень часто со склада может что-то пропасть только при помощи лица, имеющего соответствующие полномочия. Поэтому на приходно-расходной документации должны стоять подписи и кладовщика, и бухгалтера, а заниматься комплектацией заказов не должны работники, которые принимают товар.

Чтобы справиться с хищениями, следует проводить по документам все приобретаемые материалы и товары, а не только те, которые проходят через склад.

Чтобы избежать воровства, надо внедрить грамотную процедуру по списанию продукции и оценки ее денежной стоимости. Контроль движения материалов следует начинать с проверки цены, указанной в сопутствующей документации (чеках, счетах, актах-справках, накладных на внутреннее помещение, приходных ордерах и прочих). Если материалы выбывают с учета (отпускаются в производство, отгружаются на сторону для переработки, продаются), надо сверить суммы в карточках (при соответствующих расходах) с суммами в документации на расход материалов (расходных накладных) или с суммами, которые отражаются в отчете о выпуске продукции или проведении работ. Утверждая отчеты, нужно помнить, что они позволяют списать материалы, поэтому следует проверить соответствие их расходования с действующими в компании нормами. Также стоит сверить количество продукции и ее отражение в денежной оценке, соответствие стоимости.

Обязательно надо периодически устраивать незапланированные выборочные проверки на соответствие запасов выбранных групп товаров к учетным данным. Участвовать в такой проверке должны члены постоянной инвентаризационной комиссии, не работающие в складском комплексе.

Чтобы избежать злоупотреблений, руководство не должно оставлять проштампованные бланки, пустые листы и другие документы. Также стоит ставить печать и подпись руководителя или главбуха сразу после текста, чтобы не было возможности внести в документ лишние записи после его подписания. Соблюдение такого порядка позволит перестать беспокоиться о наличии неутвержденных и незарегистрированных документов, проведения неотраженных операций.

Почти все операции совершаются посредством безналичной оплаты и также нуждаются в контроле. Например, бухгалтер за незаконное вознаграждение может провести краткосрочное кредитование других компаний или перечислить суммы не по назначению (в оплату личных нужд, на подставные счета и т.п.). Чтобы этого не допустить, следует подписывать только заполненные платежные поручения и проверять, на что именно перечисляются средства.

Надо проверять выписки с расчетного счета предприятия – сверять даты выписок, определять, все ли они представлены в наличии (на каждой выписке находится и ее дата, и предыдущая). Также нужно сверять, что суммы остатков на начало дня последующей выписки совпадают с суммой на конец дня предыдущей (должна быть непрерывная цепочка перечислений). Следует проверять оправдательную документацию и смотреть, чтобы отраженные там суммы соответствовали суммам выписок. Проверяя операции по расчетному счету, надо смотреть книги учета платежных поручений – сводные документы должны соответствовать первичным (реквизитам, суммам). Также должны присутствовать основания, которые отражаются в платежной документации (счета, накладные, акты, договоры), а их суммы должны совпадать с перечисленными или полученными деньгами. Контролироваться должны чеки, если расчеты производятся ими, и прилагаемые к ним оправдательные первичные документы. Сальдо на расчетном счете на конец отчетного периода должно совпадать с суммой, отраженной на счете по банковской выписке на эту дату. Также должны совпадать дебетовые и кредитовые обороты (они показаны в активе баланса по строке «Расчетный счет»).

Если вышеперечисленные операции не проверяются, а главному бухгалтеру оказывается чрезмерное доверие, то компания может столкнуться с неоправданным кредитованием подрядчиков и поставщиков. Чтобы избежать этого, следует контролировать операции с поставщиками и подрядчиками, проверять соответствие сумм оплаченных платежных поручений с суммами соответствующих им первичных документов и следить, чтобы форма расчета совпадала с указанной в договоре. Также надо следить за основаниями на перечисление денег, количеством продукции, объемом предоставленных услуг и работ, отраженных в документации. При выявленном несоответствии надо проверять акты. Данный учет проводится по каждому предъявленному счету, при перечислении плановых платежей – по каждому поставщику и подрядчику, поэтому по бухгалтерским регистрам возможно судить о задолженностях конкретных организаций. Если руководитель не контролирует начисление зарплаты, то возможно завышение выплат, перечисление денег подставным лицам или злоупотребления при выдаче денег. С этими нарушениями легко справиться, если сверять основания с начисленными суммами и подписывать ведомость после ее заполнения и указания итога выплачиваемых сумм.

Списанные как негодные для применения товары могут использоваться для обогащения некоторых сотрудников. Поэтому в компании инвентаризационной комиссии надо не только проводить инвентаризации, но и оценивать стоимость продукции, предназначенной для ликвидации. Акты приемки-передачи, ликвидации товаров следует подписывать только после ознакомления с документацией от комиссии или изучением договоров на приемку, покупку, продажу этой продукции. Текущий контроль этой сферы учета позволит создать условия, определяющие невозможность воровства.

Чтобы устранить хищение малоценных и быстроизнашивающихся предметов (МБП), избавиться от их неправомерного списания на производственные нужды, надо следить за нормами расхода. Акты ликвидации следует утверждать после прочтения заключения инвентаризационной комиссии. Чтобы сохранить МБП, на предприятии надо организовать контроль их движения. Можно использовать карточки учета МБП, личные карточки учета спецовок и другой одежды и обуви. В них следует заносить стоимость покупки, начисление износа, передачу в подотчетность ответственному лицу, причину списания. Подписывать акт о списании МБП должен руководитель. А денежные суммы всех поступающих за определенный период МБП должны совпадать с суммарной стоимостью отдельных МБП, показанных в учетных карточках.