Как удешевить контроль

Скрупулезный учет каждого наименования хранящейся на складе продукции обходится чересчур дорого. Для снижения расходов по содержанию складских запасов необходимо изыскивать способы, позволяющие существенно удешевить контроль.

Внедрение контроля должно быть оправдано

Довольно часто учет недорогой продукции на складе оказывается дороже, чем ее стоимость. Поэтому необходимо сосредотачивать контроль только там, где это оказывается экономически выгодным, – на товарах, стоящих дорого. А за дешевыми изделиями следует следить меньше.

Компания может увидеть, что на учет запаса канцелярских скрепок тратится столько же ресурсов, сколько на контроль дорогостоящих ноутбуков. Например, одно предприятие провело объемно-стоимостный анализ и выявило, что на 75% номенклатурного состава его складских запасов приходится только 4,5% от общей стоимости всех хранящихся в складских помещениях товаров.

В Великобритании проводились исследования, которые показали, что на долю дешевой продукции, составляющей небольшую часть в общем товарообороте и стоимости всех запасов, приходится большая часть проводок. Были выявлены такие данные: на изделия ценой меньше 35 пенсов за штуку приходилось 30% артикулов, 40% проводок в документах, в то время как их цена составляла только 5% от общей стоимости, а объем реализации – 1,6% от общего объема. Одна из компаний регулярно проводила инвентаризацию всей продукции, и контроль малоценных товаров выходил дороже, чем их стоимость. После того, как их перестали учитывать, расходы на содержание запаса сократились на 34%.

Поэтому при проведении годовой инвентаризации реально имеющихся на складе запасов, следует особое внимание уделять тем группам товаров, на которые приходится наибольшая доля суммарной стоимости продукции. А при учете малоценных предметов можно принять на веру данные учетных карточек.

Простые и дешевые методы контроля

<Система визуального контроля

По принципу оптимального размера заказа установлено, что продукцию низкой стоимости выгоднее подавать заявку реже, но заказывать сразу большой объем. Поэтому становится удобным использовать упрощенную систему визуального контроля запасов. При этом методе товары одного наименования делят на три группы и складируют в одной ячейке. Каждая группа отделяется с помощью щитков или помещается в мешки или коробки и получает цветовую кодировку:

• красный цвет – запас на минимальном уровне;
• желтый – статус заказа;
• зеленый – наличие выше уровня заказа.

На ячейке или на партии продукции крепится карточка, в которой указаны: код товара, адрес складирования, наименование, категория запаса, данные об установленных уровнях запаса. Чтобы пополнить количество продукции не выполняется никаких действий, пока изделия не начинают выбираться из желтой секции. Тогда учетная карточка изымается и отдается сотруднику, который должен подать заявку на пополнение запасов. Сделав заказ, работник возвращает карточку с соответствующей отметкой в ячейку. Когда выбор товаров начинается из красной секции, то карточку передают для повторного напоминания о пополнении. Если по какой-то причине ранее сделанный заказ все еще не поступил, то могут быть приняты дополнительные меры – например, размещена срочная заявка.

Пополнение количества за количество

Небольшие склады, часто являющимися филиалами одного дилера, могут использовать простую систему пополнения, которую называют «пополнение количества за количество» или «система авансирования». При этом способе в каждую ячейку помещается пачка талонов, каждый из которых состоит из двух частей. Когда сотрудник набирает товары по заявке заказчика, он берет талон и в обеих половинках проставляет проданное количество. Одна часть талона отправляется в бухгалтерский отдел, вторая – на главный склад, чтобы сообщить о расходе. Головной склад по переданной ему информации формирует партию и отправляет ее в периферийное складское помещение в подходящее время.

Экономия происходит из-за того, что контроль проводится на основном складе, освобождая филиалы от ведения учета. Примером фирмы, успешно внедрившей этот способ, является бельгийская компания Ditteren (крупный поставщик запчастей к Volkswagen). После введения талонов было уволено 7 кладовщиков, так как справляться с работой стали менее квалифицированные сотрудники, которые комплектовали отгрузки.

Система цветового кодирования

Еще один способ удешевить контроль – ввести цветокодирование продукции. Для этого необходимо на каждую единицу товара нанести мелкую цветную метку. Ее цвет должен быть различным для каждого года и квартала. Нанесение подобных меток не является трудоемким процессом и дает возможность быстро увидеть срок хранения продукции. Складским сотрудникам будет удобно использовать долго хранящиеся изделия в первую очередь. Кроме того, с помощью цветового кодирования будет легко определить товары, по которым не было движения, что особенно важно для малоценных запасов, не учитывающихся должным образом.